Vyjednávanie si často predstavujeme ako scénu z filmu. Dve strany sedia oproti sebe, na stole je voda, niekto si pomaly zloží okuliare a povie: „Tak poďme hovoriť o cene.“
Lenže v tej chvíli už býva polovica výsledku dávno rozhodnutá.
Vyjednávanie sa nezačína prvým argumentom. Začína sa oveľa skôr – vo chvíli, keď si pomenujeme, čo naozaj chceme, čo chce druhá strana, kde sa naše záujmy stretávajú a čo sme ochotní urobiť, ak sa nedohodneme.
A predovšetkým: vyjednávanie sa nezačína tam, kde všetci súhlasia. Začína sa tam, kde vznikne konflikt.
Dodávateľ ponúkne cenu sto. Kupujúci povie, že súhlasí. Obe strany podpíšu zmluvu a odchádzajú spokojné.
To nie je vyjednávanie. To je transakcia.
Vyjednávanie prichádza vo chvíli, keď dodávateľ chce sto a kupujúci je ochotný zaplatiť osemdesiat. Jeden chce dlhší kontrakt, druhý väčšiu flexibilitu. Jeden potrebuje rýchlejšiu platbu, druhý má interne nastavenú splatnosť, ktorá si ešte pamätá časy faxov a fajčenia v kancelárii.
Práve v tomto konflikte sa začína skutočná práca.
Konflikt pritom nie je chybou procesu. Nie je dôkazom, že sa rokovanie pokazilo. Konflikt je prirodzeným dôsledkom toho, že každá strana vstupuje do vzťahu s inými prioritami, nákladmi, rizikami a zodpovednosťou.
Problém nevzniká tým, že sa záujmy rozchádzajú. Problém vzniká vtedy, keď sa obe strany tvária, že konflikt neexistuje, alebo ho začnú riešiť silou.
Aby vôbec mohlo vzniknúť vyjednávanie, nestačí nesúhlas. Musí existovať aj spoločný cieľ.
Dodávateľ chce predať. Odberateľ chce nakúpiť. Verejný obstarávateľ potrebuje službu. Dodávateľ má záujem o zákazku. Obe strany sa navzájom potrebujú, hoci každá trochu inak a každá by to radšej nepriznala príliš nahlas.
Práve táto vzájomná závislosť vytvára priestor na dohodu.
Keď jedna strana druhú vôbec nepotrebuje, nie je to vyjednávanie. Je to oznámenie podmienok. Prípadne rozchod. Niekedy oboje v jednom e-maile.
V procuremente je dôležité rozpoznať, aká silná táto závislosť v skutočnosti je. Máme alternatívnych dodávateľov? Má dodávateľ iných zákazníkov? Sme preňho významní? Je daná komodita ľahko nahraditeľná? Koľko máme času? A kto z nás bude mať väčší problém, ak dohoda nevznikne?
To nie sú akademické otázky. To je základná mapa vyjednávacej pozície.
Jedna z najdôležitejších otázok prichádza ešte pred samotným rokovaním:
Chceme maximalizovať okamžitý výsledok, alebo chrániť dlhodobý vzťah?
Oboje môže byť legitímne. Len sa tomu musí prispôsobiť spôsob vyjednávania.
Pri jednorazovom nákupe štandardizovanej položky môže hrať väčšiu úlohu cena a rýchlosť. Pri strategickom dodávateľovi, od ktorého závisí výroba, prevádzka alebo kritická služba, už prístup „vyžmýkať a rozlúčiť sa“ pripomína skôr riadenie firmy pomocou kladiva.
Áno, kladivo je účinné. Len nie na všetko.
Ak je cieľom dlhodobá spolupráca, nemôžeme každé rokovanie viesť ako rozhodujúcu bitku o posledné euro. Krátkodobo možno niečo získame. Dlhodobo si však môžeme vytvoriť dodávateľa, ktorý bude plniť zmluvu presne, dôsledne a bez jediného kroku navyše.
Čo je taká tichá dodávateľská forma pomsty.
Dobré vyjednávanie preto neznamená vždy tlačiť. Niekedy znamená ustúpiť v bode, ktorý pre nás nie je zásadný, aby sme získali niečo dôležitejšie. Inokedy znamená otvoriť dodávateľovi priestor, pretože jeho stabilita je v našom vlastnom záujme.
A niekedy znamená povedať nie.
Nie teatrálne. Nie urazene. Jednoducho preto, že zlá dohoda je stále zlá dohoda, aj keď ju slávnostne podpíše šesť riaditeľov a odfotia sa pri tom na LinkedIne.
Procurement má rád čísla. Cena, úspora, objem, indexácia, platobné podmienky, celkové náklady. Čísla pôsobia bezpečne. Neurážajú sa, nezvyšujú hlas a zvyčajne neodchádzajú zo stretnutia.
Lenže vyjednávajú ľudia.
A ľudia najskôr reagujú emocionálne. Až potom si svoju reakciu racionálne vysvetlia.
Ak druhú stranu zatlačíme do kúta, verejne spochybníme jej kompetenciu alebo jej dáme pocit, že ju chceme ponížiť, začne sa brániť. V tej chvíli už nerieši podmienky dohody. Rieši svoje vlastné postavenie.
A to býva drahé.
Pozitívna atmosféra pritom neznamená, že sa máme na všetkých usmievať, rozdávať sušienky a prijať prvú ponuku. Znamená vytvoriť prostredie, v ktorom sa dá hovoriť otvorene a bez zbytočného pocitu ohrozenia.
Rešpekt nie je mäkkosť. Pokoj nie je slabosť. A slušnosť rozhodne nie je vyjednávacia kapitulácia.
Práve naopak. Človek, ktorý má situáciu pod kontrolou, nepotrebuje dokazovať svoju silu každou druhou vetou.
Príprava na vyjednávanie často vyzerá tak, že si tím pripraví dvadsať argumentov, pätnásť tabuliek a prezentáciu, ktorá by pri tlači vyžadovala menší les.
Potom príde na stretnutie a začne dokazovať, že má pravdu.
Protistrana urobí to isté.
A máme zadarené na veľmi profesionálne vyzerajúcu hádku.
Argumenty majú svoje miesto. Pomáhajú vysvetliť situáciu, podložiť požiadavku alebo ukázať ekonomický dopad. Samy osebe však konflikt neriešia. Keď sa každá strana zahryzne do svojej pravdy, množstvo dát často len zvyšuje kvalitu zákopov.
Dodávateľ doloží rast vstupných nákladov. Odberateľ ukáže pokles trhových cien. Dodávateľ prinesie jeden index. Odberateľ iný index. Nakoniec sa všetci zhodnú len na tom, že Excel dokáže vytvoriť graf prakticky z čohokoľvek.
Lepšia otázka preto neznie: Ako dokážeme, že máme pravdu?
Lepšia otázka znie: Prečo druhá strana požaduje práve toto?
Za požiadavkou na vyššiu cenu môže byť nízka marža, drahé financovanie, riziková kapacita alebo snaha vytvoriť si priestor na ústupok. Za požiadavkou na dlhšiu zmluvu môže byť potreba plánovať výrobu. Za odmietaním sankcie môže byť skúsenosť s nejasným zadaním.
Pozícia je to, čo protistrana hovorí. Záujem je dôvod, prečo to hovorí.
Vyjednávanie sa začne posúvať až vo chvíli, keď sa dostaneme pod povrch.
Kompromis má výbornú povesť. Znie rozumne, diplomaticky a dospelo.
Lenže nie každý kompromis je dobrá dohoda.
Keď jedna strana chce sto a druhá osemdesiat, deväťdesiat môže pôsobiť ako spravodlivý výsledok. Ale nemusí. Dodávateľ môže byť pod hranicou rentability a odberateľ nad svojím rozpočtom. Obe strany ustúpili, nikto nie je spokojný a problém sme len úhľadne odložili na neskôr.
Skutočne dobrá dohoda nemusí ležať uprostred.
Možno sa zmení objem. Dĺžka kontraktu. Platobné podmienky. Rozsah služby. Harmonogram. Rozdelenie rizika. Indexácia. Spôsob objednávania. Minimálny odber. Logistika.
Práve tu sa ukazuje rozdiel medzi zjednávaním a vyjednávaním.
Zjednávanie sa točí okolo jedného čísla.
Vyjednávanie hľadá hodnotu v celej konštrukcii dohody.
To je dôležité vo firemnom procuremente aj vo verejnom obstarávaní. Len s jedným zásadným rozdielom: vo verejnom sektore sa priestor na rokovanie vždy odvíja od zvoleného postupu, pravidiel a vopred nastavených podmienok. Kreativita je krásna vec, ale auditná stopa máva dlhšiu pamäť než účastníci stretnutia.
Pri vyjednávaní sa ľahko stane, že pôvodný cieľ zmizne a nahradí ho potreba vyhrať.
Zrazu už nejde o cenu, termín alebo kvalitu. Ide o to, kto ustúpi ako prvý. Kto mal pravdu. Kto sa ospravedlní. Kto bude pred vlastným tímom pôsobiť silnejšie.
Ego dokáže z rozumného rokovania urobiť nákladnú disciplínu.
Nákupca odmietne použiteľný návrh, pretože s ním neprišiel on. Dodávateľ trvá na podmienke, ktorá preňho nie je zásadná, pretože ju už raz označil za neprekročiteľnú. Manažér eskaluje spor, pretože nechce pred kolegami vyzerať, že ustúpil.
Všetci sú zásadoví. Výsledok je katastrofa. Ale zásadová.
Profesionálny vyjednávač si preto musí strážiť jednoduchú vec: Čo je cieľom?
Nie kto vyhral diskusiu. Nie kto mal posledné slovo. Nie kto pôsobil najtvrdšie.
Čo sme potrebovali získať?
Niekedy je najlepší výsledok zároveň tým najmenej efektným. Nevznikne dramatická scéna, nikto nepráskne dverami a nikto nepovie vetu, ktorá by sa hodila do filmového traileru. Len sa podarí znížiť riziko, zachovať prevádzku a dospieť k dohode, s ktorou sa dá žiť.
V procuremente je to prekvapivo užitočná vlastnosť.
Vo firemnom procuremente býva priestor na vyjednávanie často širší. Strany môžu pracovať s rôznymi variantmi, meniť obchodnú konštrukciu a hľadať rozličné kombinácie podmienok.
Vo verejnom obstarávaní je potrebné oveľa presnejšie vnímať, v akom režime sa verejný obstarávateľ pohybuje a čo zvolený postup umožňuje.
To neznamená, že verejný obstarávateľ nemôže pracovať s princípmi vyjednávania. Môže a mal by. Musí však vedieť, kde sa pohybuje v priestore legitímneho rokovania a kde by už začal meniť pravidlá rozohranej hry.
Dobrá príprava, schopnosť čítať záujmy dodávateľov, premyslené nastavenie podmienok, práca s trhom a jasná komunikácia sú dôležité vždy.
Improvizácia v štýle „skúsime na nich zatlačiť a uvidíme“ už o niečo menej.
Napokon, veta „všetci sme vedeli, ako to bolo myslené“ funguje výborne len dovtedy, kým ju nemusíte vysvetľovať niekomu, kto pri tom nebol.
Dobré vyjednávanie nestojí na agresivite. Nestojí ani na naučených trikoch alebo na schopnosti zahltiť miestnosť argumentmi.
Stojí na pochopení konfliktu.
Na jasnom cieli. Na znalosti vlastnej pozície. Na schopnosti odlíšiť požiadavku od skutočného záujmu. Na práci s emóciami. Na disciplíne, ktorá udrží ego mimo riadenia celého stretnutia.
A tiež na ochote pripustiť, že dohoda nie je vždy najlepší možný výsledok.
Najlepší vyjednávači nemusia vyzerať ako ľudia, ktorí práve vyhrali vojnu. Často skôr pôsobia ako niekto, kto celý čas vedel, kam chce dôjsť, a nenechal sa po ceste zatiahnuť do troch zbytočných bitiek, dvoch osobných sporov a jednej prezentácie o vývoji ceny hliníka od roku 1987.
Pretože cieľom vyjednávania nie je poraziť druhú stranu.
Cieľom je získať to, na čom naozaj záleží, a ideálne za sebou nenechať spálenú zem, otráveného dodávateľa a kolegov, ktorí vás nabudúce radšej na stretnutie nepozvú.
To už nie je tvrdosť. To je len drahý neporiadok v obleku.
Silne inšpirované reláciou #Vyjednávanie, hostia: #MartinPokorný, #MartinZelinka
Komoditná stratégia má v niektorých firmách povesť dokumentu, ktorý vznikne raz za rok, prejde pripomienkovým kolom, dostane logo, dátum a následne sa uloží na miesto, kde už nikdy…
Vyjednávanie sa často pokazí ešte skôr, než si účastníci sadnú za stôl. Nie kvôli zlej ponuke. Nie kvôli agresívnemu dodávateľovi. A väčšinou ani kvôli nepriaznivej konštelácii planét. Dôvod…
Vyhorenie málokedy prichádza s dramatickou hudbou v pozadí. Väčšinou sa nezačne kolapsom, výpoveďou položenou na stôl ani vetou „už nemôžem“. Začne oveľa nenápadnejšie. Ráno sa vám nechce vstávať.…
Zásady ochrany osobných údajov TU.
