„Najlepším riešením na dosiahnutie najlepšej ceny je stále dobre zavedená konkurencia.“ Tento citát, zdieľaný na konci prezentácie o národnej iniciatíve benchmarkingu na Slovensku, zachytáva prísľub aj obmedzenia benchmarkového oceňovania vo verejnom obstarávaní.

Pre odborníkov v oblasti obstarávania môže byť benchmarking silným nástrojom na zvýšenie transparentnosti, efektívnosti a úspory nákladov – ale iba ak sa používa opatrne. Cesta slovenského ministerstva zdravotníctva s benchmarkovým oceňovaním v rokoch 2015 až 2021 ponúka cenné poznatky o tom, čo funguje, čo nie a kde sa musí benchmarking vyvíjať.

Prečo sa benchmarkové oceňovanie stalo nevyhnutným

V roku 2015 čelilo obstarávanie v slovenských nemocniciach vážnym výzvam: fragmentovaným procesom, slabému dohľadu a nekonzistentnému stanovovaniu cien. Ako poznamenal jeden rečník:

„Nikto nekontroloval samotnú cenu, dokonca ani náklady ako také. Či je kombinácia ceny a vybavenia niečo, čo je potrebné, alebo je jednoducho priveľa – to sa nekontrolovalo.“

Táto nedostatočná kontrola cien znamenala, že nemocnice neustále fungovali s ročnými deficitmi vo výške 80 – 120 miliónov EUR. Zaviedol sa benchmarking s cieľom vniesť do rozhodnutí o obstarávaní disciplínu, transparentnosť a porovnateľnosť.

Ministerstvo začalo pilotnými porovnávacími kontrolami nákupov zdravotníckych zariadení s vysokou hodnotou (nad 50 000 eur). Prvé prípady odhalili výraznú neefektívnosť: CT skenery na Slovensku stoja o 150 000 až 200 000 eur viac ako ekvivalentné modely v susedných krajinách. Tento rozdiel spustil širšie zavedenie.

Budovanie systému benchmarkingu

Do roku 2016 Slovensko vytvorilo databázu referenčných hodnôt obstarávania v oblasti technológií, zdravotníckych materiálov a liekov. Každá žiadosť bola porovnaná s historickými trhovými údajmi vrátane českých a poľských referenčných cien.

„Postupne sme vybudovali databázu... ktorá do roku 2019 obsahovala takmer 5 000 diel v hodnote takmer 300 miliónov eur.“

Digitálne nástroje proces ďalej urýchlili. Ministerstvo zaviedlo Evo XL, elektronický portál, ktorý nahradil hromady papierových podaní. Nemocnice si teraz mohli pozrieť ceny minulých obstarávaní, čím sa zlepšila transparentnosť a zefektívnilo schvaľovanie.

Do roku 2019 systém dozrel: žiadosti sa spracovávali v priebehu týždňov namiesto mesiacov, špecifikácie sa štandardizovali a úspory dosiahli desiatky miliónov eur ročne.

Úspechy: Transparentnosť, úspory a štandardizácia

Benchmarking priniesol finančné aj systémové výhody:

• Úspory nákladov: V rokoch 2016 – 2021 sa vďaka benchmarkingu ušetrilo odhadom 27 miliónov eur na nákupoch technológií, čo predstavuje 18 % zníženie v porovnaní s predchádzajúcimi cenami.
• Trhová disciplína: Úradníci pre obstarávanie získali sebavedomie a mohli agresívnejšie vyjednávať s využitím referenčných rozsahov podložených údajmi.
• Štandardizácia procesov: Vďaka centralizovaným špecifikáciám pre technológie, ako je sonografia, už nemocnice nemuseli pre každú ponuku nanovo vymýšľať kritériá.

Ako to vyjadril jeden úradník:

„Bolo menej zhonu, či už kvôli konkurencii alebo kvôli prekážkam, pretože celý proces nám umožnil vytvoriť štandardizované špecifikácie.“

Benchmarking dokonca získal ocenenia na Slovensku za svoj prínos k transparentnosti a zlepšeniu systému.

Výzvy: Keď sa benchmarking vypomstí

Systém však odhalil aj inherentné riziká:

• Tajná dohoda na trhu: „Určité kategórie, určité skupiny spoločností sa jednoducho dohodli.“ Dodávatelia niekedy koordinovali ceny, čím vytvárali oligopoly, keďže znali referenčné hodnoty.
• Kompromisy v kvalite: Zameranie sa na najnižšiu referenčnú cenu niekedy viedlo nemocnice k lacnému a menej kvalitnému dovozu, čím vytláčali zavedených výrobcov.
• Skryté dohody: Tajné dohody o zľavách a vrátení peňazí medzi nemocnicami a dodávateľmi znamenali, že oficiálna referenčná cena nie vždy odrážala skutočné náklady.
• Inflácia a narušenie: Pandémia COVID-19 a problémy s globálnym dodávateľským reťazcom spôsobili, že historické referenčné hodnoty boli nespoľahlivé. „Porovnávanie rokov 2019 s rokom 2021 je veľmi ťažké kvôli inflácii a nedostatku surovín.“

Tieto výzvy zdôrazňujú, že hoci benchmarky poskytujú ochranné prvky, nemôžu nahradiť strategické zapojenie sa do trhu a silnú štruktúru hospodárskej súťaže.

Kľúčové poznatky pre odborníkov v oblasti obstarávania

Slovenská skúsenosť ponúka tri základné ponaučenia:

1. Používajte referenčné hodnoty ako pomôcku, nie ako strop. Pomáhajú odhaliť nadhodnotené ponuky, ale nemali by samy osebe diktovať výsledky obstarávania.
2. Kombinujte benchmarking s robustným verejným obstarávaním. Iba hospodárska súťaž – štruktúrovaná spravodlivo a otvorene – zaručuje udržateľné úspory.
3. Pravidelne aktualizujte benchmarky. Trhy sa rýchlo vyvíjajú. Zastarané benchmarky predstavujú riziko zakorenenia neefektívnosti alebo motivácie k nekvalitným náhradám.

Nakoniec, ako sa prezentácia skončila:

„Benchmarking bude veľmi, veľmi náročný. A môj posledný slajd je… najlepším riešením na dosiahnutie najlepšej ceny je stále dobre zavedená konkurencia.“

Pre vedúcich pracovníkov v oblasti obstarávania je to pripomienka, že nástroje a systémy sú dôležité – ale ľudia, procesy a konkurencia zostávajú stredobodom hodnoty za peniaze.