„Najlepším riešením, ako dosiahnuť najlepšiu cenu, je stále dobre nastavená súťaž.“
Tento výrok z prezentácie o celonárodnej iniciatíve benchmarkingu na Slovensku vystihuje sľuby aj limity porovnávania cien vo verejnom obstarávaní.
Pre profesionálov obstarávania môže byť benchmarking silným nástrojom transparentnosti, efektívnosti a úspor — ak sa používa s rozumom. Skúsenosť Ministerstva zdravotníctva SR z rokov 2015–2021 ukazuje, čo funguje, čo nie a kde sa má systém vyvíjať.
Prečo sa benchmarking stal nevyhnutný
V roku 2015 čelili nemocnice problémom: roztrieštené procesy, slabý dohľad a nekonzistentné ceny. Ako zaznelo na prezentácii:
„Nikto nekontroloval samotnú cenu ani náklady. Či kombinácia ceny a výbavy dáva zmysel, alebo je jednoducho prehnaná — to sa nekontrolovalo.“
Výsledkom boli každoročné deficity 80–120 mil. €. Ministerstvo spustilo pilotné benchmarky pre nákupy drahej techniky (> 50 000 €). Ukázali sa výrazné neefektívnosti — napr. CT prístroje stáli na Slovensku o 150–200 tis. € viac ako porovnateľné modely v susedných krajinách. To odštartovalo širšie nasadenie benchmarkingu.
Budovanie systému benchmarkov
Od roku 2016 vznikala databáza referenčných cien pre technológie, zdravotnícky materiál a lieky. Každý dopyt sa porovnával s históriou trhu a referenciami z ČR a Poľska.
„Postupne sme vybudovali databázu, ktorá mala do roku 2019 takmer 5 000 položiek v hodnote blízko 300 mil. €.“
Zavedenie elektronického portálu Evo XL nahradilo papierové podklady, sprístupnilo ceny z minulosti a zrýchlilo schvaľovanie z mesiacov na týždne. Štandardizovali sa špecifikácie (napr. pre sonografy) a ročné úspory dosahovali desiatky miliónov eur.
Výsledky: transparentnosť, úspory, štandardizácia
- Úspory: v rokoch 2016–2021 približne 27 mil. € na technológiách (~18 % vs. predchádzajúce ceny).
- Disciplína trhu: úradníci sa opierali o dáta a sebaistejšie vyjednávali.
- Štandardizácia procesu: centrálne špecifikácie znížili potrebu „vymýšľať“ kritériá v každom tendri.Ako zaznelo: „Bolo menej náhlenia — či už do rýchlej súťaže, alebo do obštrukcií — lebo proces nám umožnil vytvárať štandardné špecifikácie.“ Systém získal aj národné ocenenia za prínos k transparentnosti.
Keď sa benchmarking obráti proti cieľu
- Kartelové dohody: znalosť referenčných pásiem viedla miestami k lámaniu konkurencie a oligopolom.
- Kvalitatívne kompromisy: fokus na najnižšiu referenciu tlačil niekedy nemocnice k lacnejším, no slabším importom a vytláčal etablovaných výrobcov.
- Skryté dohody: rabaty a cashbacky znamenali, že oficiálne benchmarky neodrážali skutočnú nákladovosť.
- Inflácia a šoky v dodávkach: COVID a nedostatok materiálov znehodnotili historické porovnania — „porovnávať 2019 s 2021 je veľmi ťažké“.
Záver: benchmarky dávajú mantinely, ale nenahradia strategickú prácu s trhom a dizajn férovej súťaže.
Tri kľúčové ponaučenia pre prax
- Berte benchmark ako orientáciu, nie strop. Pomáha odhaliť nadhodnotené ponuky, no nemal by sám určovať výsledok.
- Spájajte benchmarking s robustnou súťažou. Trvalé úspory prináša len korektne nastavená konkurencia.
- Benchmarky pravidelne aktualizujte. Trhy sa rýchlo menia; staré pásma môžu konzervovať neefektívnosti alebo motivovať náhrady nižšej kvality.
Ako zaznelo na záver prezentácie:
„Benchmarking bude veľmi, veľmi ťažký. A môj posledný slide… najlepším riešením na dosiahnutie najlepšej ceny je stále dobre nastavená súťaž.“
Pre lídrov obstarávania je to pripomienka, že nástroje a systémy sú dôležité — no ľudia, procesy a konkurencia ostávajú jadrom princípu value for money.