Katalógové nákupy sa často predávajú ako „rýchlejšie objednávky“ a „menej papierov“. Lenže kto niekedy zavádzal interný katalóg vo verejnej správe (alebo na veľkej univerzite), vie svoje: technológia je tá najmenšia časť. Skutočný zápas sa odohráva medzi ľuďmi – a to na troch úrovniach.

V tomto článku spájam dve reálne skúsenosti so zavádzaním MARQUETu do jedného príbehu:

• Liberecký kraj: kancelársky interný e-shop pre krajský úrad a príspevkové organizácie, kde sa rieši aj sklad a distribúcia.
• Univerzita Komenského v Bratislave (UNIBA): elektronický katalóg, ktorý pomohol prenastaviť nákup IKT/IT tak, aby bol flexibilnejší, prehľadnejší – a zároveň obhájiteľný voči pravidlám verejného obstarávania.

Katalógové riadenie nákupu je IN

V najpraktickejšej definícii: interný e-shop, teda „in-shop“ obstarávateľa, ktorý v sebe drží položky, ceny, dodávateľov, pravidlá a roly – kto môže objednávať, kto schvaľuje, čo sa smie nakupovať automaticky, čo a ako sa prepisuje do procesu. (Presne takto to pomenovali ľudia z praxe v oboch príbehoch.)

Dôležitá poznámka pre manažérov: efektivita nie je cieľ. Cieľom je kontrola a komfort v jednom balení – aby používateľ nemal dôvod obchádzať proces a nákup mal dáta aj pokoj.

A áno, všeobecne platí, že digitalizácia verejného obstarávania a e-procurement nástroje zvyšujú transparentnosť a efektívnosť a znižujú administratívnu záťaž – to dnes nie je „názor“, ale dlhodobý smer aj na úrovni európskych a medzinárodných inštitúcií. (OECD)

Dve štartové čiary: Liberec vs. UNIBA

Liberecký kraj: katalóg na kanceláriu, sklad a distribúciu

V Liberci šlo o to urobiť z bežných kancelárskych potrieb riadenú „komoditu“: mať prehľad, jednotné ceny, jasné schvaľovanie – a navyše prepojiť katalóg s realitou skladu.

Zaujímavý detail z praxe: pred zavedením in-shopu sklad fungoval, ale ľudia nevedeli, čo je reálne k dispozícii. Po spustení katalógu už používateľ vidí množstvá a dopredu vie, čo pri výdaji dostane. Drobnosť, ktorá v každodennej prevádzke robí obrovský rozdiel.

Ďalšia praktická vec: rozšírenie okruhu používateľov. Keď sa proces zjednodušil, počet ľudí, ktorí môžu objednávať, narástol – a spätná väzba bola (slovami z praxe) „hlavne pozitívna“.

UNIBA: impulz prišiel z neflexibility a právnej opatrnosti

Na univerzite bol problém iný: dlhé obdobie rámcových zmlúv a v praxi „jeden dodávateľ na všetko“, čo pri IKT/IT začne bolieť rýchlo – v prehľade, pružnosti aj v obhájiteľnosti.

Zlom nastal vo chvíli, keď sa téma začala riešiť ako kombinácia:

• súladu s pravidlami verejného obstarávania (vrátane konzultácií),
• efektívnosti a reálnej použiteľnosti pre univerzitu,
• a zmeny optiky po nástupe nového vedenia.

UNIBA si navyše spravila jednu chytrú vec: išla sa pýtať tam, kde to už žilo – konzultovala skúsenosti z akademického prostredia; napríklad na Masarykovej univerzite v Brne sú v používaní katalógov naozaj ďaleko. Vďaka za pripomenutie pravidla: „nevymýšľať koleso odznova, keď ho už niekto roztočil.“ 😊

Katalóg sa dá nasadiť rýchlo. Prijať ho v organizácii rýchlo – to takmer nikdy nejde. Úspech stojí na vytrvalosti a change managemente: jasný plán, kto bude ťahúň, kto budú lokálni ambasádori, ako sa budú zbierať pripomienky a ako sa budú upravovať pravidlá po prvých týždňoch. Bez toho zostane katalóg „niekde v systéme“ – a ľudia si aj tak nájdu svoje skratky.

Práve preto sa obe organizácie nezastavili pri „výbere nástroja“, ale išli najprv po procese.

Ako nad implementáciou premýšľať, aby sa nerozpadla po troch mesiacoch

Katalógové riešenie sa často tvári ako „produkt“. V realite je to procesná zmena, ktorá sa musí oprieť o tri veci:

1. Procesná mapa a budúci stav
   Najskôr si pomenujte, ako proces beží dnes (požiadavka → schválenie → objednávka → dodanie/výdaj → kontrola) a kde vznikajú zdržania, duplicity alebo šedé zóny. Proces má vždy vstupy, výstupy a previazané aktivity – a kým ich nemáte pomenované, systém vám ich sám nevymyslí.
2. Roly, kompetencie a pravidlá hry
   Objednávateľ/schvaľovateľ/nákupca/admin nie sú „kolónky“. Sú to poistky, ktoré držia vymožiteľnosť a auditovateľnosť. Bez jasných rolí sa z katalógu stane len pekný zoznam, ktorý si každý ohýba podľa seba.
3. Dáta a dlhodobá údržba
   Zaviesť katalóg je jedna vec. Udržať ho živý je vec druhá: položky, ceny, dostupnosť, dodávatelia, zmeny v sortimente. Kto je správca dát, ako často sa aktualizujú a ako sa stráži kvalita – to je reálny rozdiel medzi systémom, ktorý funguje, a systémom, ktorý ľudia po čase obídu.

Až keď toto sedí, má zmysel riešiť školenia, komunikáciu a rozširovanie katalógu na ďalšie kategórie

Tri roviny implementácie

1) Pohľad používateľa: „Chcem to objednať rýchlo, správne a bez trapasov“

Používateľ nechce systém. Používateľ chce výsledok. A hlavne chce dve veci: aby ho to nespomaľovalo a aby neurobil chybu, ktorá skončí vrátenou objednávkou alebo trápnym vysvetľovaním.

V oboch prípadoch fungovalo najmä:

• fotky a zrozumiteľný katalóg (pri kancelárii je to prekvapivo dôležité – nikto nechce objednať „niečo podobné“),
• jasné informácie o dostupnosti (v Liberci zásadné – sklad a výdaj) a
• čo najmenej krokov (inak sa z toho stane len ďalšia povinnosť).

Spokojný interný zákazník je pre procurement najlepšia mena. Keď ľudia vidia, že proces šetrí čas, znižuje chybovosť a „prejde to na prvýkrát“, prestanú mať potrebu hľadať skratky. Ak je katalóg pomalý alebo mätúci, skratky sa naopak stanú racionálnou voľbou.

Univerzita je svet s tisíckami zamestnancov a radom fakúlt. Miesto, kde jednoducho nejde spraviť „jedno školenie pre všetkých“. Treba vybudovať komunikačný reťazec a oporu v lokálnych bodoch. A to sa stalo: komunikácia išla cez vedenie a tajomníkov fakúlt ako prirodzených ambasádorov zmeny – nie preto, aby sa „odškrtlo školenie“, ale aby používatelia vedeli, že sa môžu oprieť o niekoho nablízku. Opäť win-win. 👍

Užívateľský komfort nie je „nice to have“. Je to prevencia proti „racionálnemu“ obchádzaniu pravidiel.

2) Pohľad ovplyvňovateľa: „Potrebujem, aby to bolo udržateľné, vymožiteľné a aby mi to nenasypalo proces“

Ovplyvňovateľ je typicky procurement, verejné obstarávanie, ekonomika, IT, interný metodik. Nerieši len „objednávku“, ale celý ekosystém – a hlavne otázku, či to bude fungovať aj o pol roka, keď sa zmenia ceny, dodávateľ alebo organizačná štruktúra.

Rieši preto:

• kto čo schvaľuje a prečo (a aké limity dávajú zmysel),
• ako budú vyzerať roly: objednávateľ / schvaľovateľ / nákupca / administrátor,
• ako sa do katalógu dostanú dáta (položky, ceny, dodávatelia) a kto ich bude udržiavať.

Liberecký kraj to mal „úradnícky poctivo“ (a to je dobre): proces opretý o internú smernicu a limity – kto má akú právomoc a kedy sa musia zapojiť ďalší schvaľovatelia. Pre implementáciu katalógu je to kľúčové, pretože katalóg bez schvaľovania je len pekný zoznam.

Na UNIBA sa ukázalo, že ovplyvňovatelia musia ustrážiť dve roviny zároveň:

• legislatívnu čistotu
• a praktickú použiteľnosť (lebo papierovo dokonalý proces, ktorý nik nepoužíva, je… no, papierovo dokonalý).

A ešte jedna často podceňovaná vec: auditovateľnosť. Nie v zmysle „nech je to pekne v systéme“, ale aby sa kedykoľvek dalo dohľadať, kto objednal, kto schválil, prečo sa nakúpilo práve takto a podľa akých pravidiel. Tu sa ukazuje rola nákupu ako „architekta pravidiel“ – nielen stráži proces, ale nastavuje ho tak, aby bol udržateľný, auditovateľný a použiteľný v bežnej prevádzke.

Nákup už nie je reaktívny. Stáva sa proaktívnym. Tvorí realitu, procesy. Inovuje.

3) Pohľad rozhodovateľa: „Chcem riadiť riziko, mať kontrolu a vidieť, že to dáva ekonomicky zmysel“

Rozhodovateľ (rada, vedenie úradu, rektorát, tajomník, CFO…) nechce riešiť značku systému. Chce mať istotu, že:

• organizácia nepobeží mimo pravidlá,
• bude existovať kontrola nad tým, kto a čo objednáva,
• a investícia sa vráti v čase, kapacite a znížení chaosu.

Zaujímavá zhoda oboch príbehov: rozhodovanie nie je o „funkcionalitách“. Je o tom, že súčasný stav prestal byť znesiteľný.

Na UNIBA to bola neflexibilita a slabý prehľad. V Liberci to bola potreba posunúť dlhodobo riešenú komoditu (kanceláriu) na ďalšiu úroveň – s väčším počtom používateľov a s prehľadom o sklade.

A mimochodom: aj európske materiály k e-procurementu opakovane spomínajú úspory a dopady v administratíve a procese (nie len „nižšiu cenu“). (EUR-Lex)

Manažérska lekcia: rozhodovatelia kupujú istotu. In-shop ju dáva len vtedy, keď je proces postavený odspodu – tak, aby sa naozaj používal.

Čo z toho plynie? Štyri lekcie pre prax

1) Nezačínajte systémom. Začnite komoditou, kde to bolí najviac

Obe organizácie šli po komoditách, ktoré sú:

• opakované,
• objemovo významné,
• administratívne otravné,
• a zároveň štandardizovateľné (kancelária, IKT).

2) Používateľ musí mať dôvod katalóg používať

Dôvodom nie je „smernica“. Dôvodom je pohodlie:

• nájdem, vyberiem, objednám,
• viem, čo príde / čo je na sklade,
• a nemusím sa báť, že mi to niekto vráti kvôli formálnej chybe.

3) Ovplyvňovatelia potrebujú vlastníctvo procesu, inak sa z toho stane večný pilot

Roly, schvaľovanie, správa katalógu, údržba dát – to musí mať meno a zodpovednosť. UNIBA mala jasne pomenované, kto to drží, a preto to šlo rýchlo.

4) Komunikácia vo veľkej organizácii nie je „poslať mail“

Keď máte tisíce zamestnancov, komunikácia je sieť: tajomníci fakúlt, vedúci útvarov, lokálne opory. Bez nich sa vám katalóg rozpadne na legendu typu „ono to niekde je“.

Záver: in-shop nie je o nákupe. Je o disciplíne pri jeho zavádzaní

Katalóg nie je projekt IT. Je to projekt disciplíny – a test, či procurement v organizácii riadi, alebo len hasí. Keď sa katalóg zavádza dobre, stane sa z neho nudná vec. A to je pochvala.

Lebo nudný katalóg znamená, že:

• používateľ si objedná, čo potrebuje, bez zbytočného krúženia;
• ovplyvňovateľ má proces v ruke a dáta na stole;
• a rozhodovateľ má pokoj, že sa organizácia nespráva ako magor, ktorý si každý nakupuje po svojom.

A ak v tom hľadáte romantiku – je v tom, že sa procurement konečne prestane živiť operatívou a začne riadiť. Preto tieto case studies stoja za čítanie.

Inšpirované reláciou #PROEBIZWebináře, hostia: #MartinaŠťastná, #MartinDufala, #JanaRemenová