Tento prípad mám rád. Študentov nechávam popísať, ako by prevzali a viedli firemný nákup. Odpovede sú niekedy fádne, inokedy zaujímavé — a ja sa dobre bavím a hlavne sa učím. Na to predsa vysoké školy sú, nie?

Náš Honzík je šikovný chalan (a číta rozprávky). Najprv si dá s ľuďmi v nákupe teplý, ľudský rozhovor: čo presne robíš, aké máš ciele, dáva ti to radosť? Jedného po druhom, s každým. Potom ten istý ľudský rozhovor s internými klientmi: dobrý deň, vážim si vás, budeme spolu bývať — čo máme zlepšiť, čo robiť pre vás lepšie? Zase pekne jeden po druhom — čas si nájde.

Samozrejme, analýzy všetkého možného sú nutné (dáta hovoria za nás), ale teplé ľudské slovo nenahradíš.

Len my vieme (a Honzík tiež), že najdôležitejší zo všetkého sú dodávatelia. Koľko ich je, čo dodávajú, ako ich vníma firma, koľko je reklamácií (a ten jemný, ťažko uchopiteľný faktor: tlak na inovácie!). Dodávatelia sú Honzíkovo mužstvo; on je teraz ich kapitán a benevolentný „tatko“.

Nič mu neprikazuje ponechať si dodávateľov, ktorých zdedil po predchodcovi. Naopak — mal by a musí zvážiť, s ktorými bude robiť a ktoré väzby prestrihne. Pomôcť si môže:

• zoznamom schválených dodávateľov,
• ABC analýzou,
• Kraljičovou maticou,
• a konkurenčným obstarávaním.

Pripomeňme si, že na zoznam schválených sa dodávateľ dostane cez súťaž (e-aukcia, tender) a zo zoznamu sa vyraďuje formálnym varovaním a procesom nápravy.

A platí ešte jedna vec: čím menej dodávateľov, tým lepšie. Všetky tie duplicity a zálohy — „keď tento zlyhá, máme náhradníka a ešte jedného pomocníka a ešte ďalšieho“ — musia preč. Jednak sú drahé na spravovanie, jednak odvracajú pozornosť od podstatného: zlepšovania a inovácií. Takéto zásahy zvyknú priniesť aspoň 5 % zníženie nákupných nákladov (tam, kde bol vo firme neporiadok) a nastolia u dodávateľov poriadok ako východisko pre excelentnosť.

Pri dodávateľoch má v každej firme takmer každý, kto má nos, „svoje polienko na oheň“, nejako zdedené. Hlavný konštruktér s jedným chodí na dovolenku, iný hrá s vedením golf, ďalší tam sú „historicky“ — a už nik nevie prečo. Jedného dodávateľa vybral šéfov šofér, lebo kávu podávali s makovým koláčom.

Výber dodávateľov je výhradným právom strategického nákupu, no musí sa robiť podľa jasných pravidiel a v spolupráci s tímom.

Byť šéfom nákupu je jednoduché — Honzík to vie. Teraz urob poriadny plán, nastav ciele a môžeme sa do toho pustiť.