Lubię to studium przypadku. Proszę studentów, by opisali, jak przejęliby i poprowadzili proces zakupowy w firmie. Odpowiedzi bywają czasem blade, czasem ciekawe — a ja mam z tego frajdę i, co najważniejsze, uczę się. Od tego w końcu są uniwersytety, prawda?

Nasz Honzík to bystry gość (i czyta bajki). Najpierw odbywa ciepłą, ludzką rozmowę z ludźmi w dziale zakupów: co dokładnie robisz, jakie masz cele, czy sprawia ci to radość? Po kolei, z każdym z osobna. Potem prowadzi równie ciepłą rozmowę z klientami wewnętrznymi: dzień dobry, doceniam was, będziemy żyć razem — co powinniśmy poprawić, co robić dla was lepiej? Znów — jeden po drugim, na to czas się znajdzie.

Oczywiście analizy wszelkiej maści są niezbędne (to dane mówią za nas), ale ciepłego ludzkiego słowa nie da się zastąpić.

Tylko my wiemy (i Honzík też), że najważniejsi ze wszystkich są dostawcy. Ilu ich jest, co dostarczają, jak postrzega ich cała firma, ile jest reklamacji (oraz ten subtelny, trudny do uchwycenia czynnik: presja na innowacje!). Dostawcy to drużyna Honzíka; on jest teraz ich liderem i wyrozumiałym „tatą”.

Nic nie nakazuje mu trzymać się dostawców odziedziczonych po poprzedniku. Wręcz przeciwnie — powinien, a nawet musi rozważyć, z którymi będzie pracował, a które relacje utnie. Może się wspomóc:

• listą zatwierdzonych dostawców,
• analizą ABC,
• macierzą Kraljicia,
• oraz konkurencyjnym sourcingiem.

Przypomnijmy: na listę zatwierdzonych dostawców trafia się w wyniku procesu konkurencyjnego (e-aukcja, przetarg), a z listy wypada się poprzez formalny proces ostrzeżeń i działań naprawczych.

I jeszcze jedna zasada: im mniej dostawców, tym lepiej. Wszystkie te dublowania i „zapasowi” — „jak ten zawiedzie, mamy rezerwowego, a potem jeszcze pomocnika i jeszcze jednego” — muszą zniknąć. Po pierwsze, są kosztowne w zarządzaniu; po drugie, odciągają uwagę od sedna: doskonalenia i innowacji. Takie porządki zazwyczaj przynoszą co najmniej 5% redukcji kosztów zakupów (tam, gdzie w firmie panował bałagan) i wprowadzają ład po stronie dostawców jako punkt wyjścia do doskonałości.

Jeśli chodzi o dostawców, w każdej firmie prawie każdy, kto ma nosa, ma swoje „polano na ognisko”, jakoś odziedziczone. Główny konstruktor z jednym jeździ na urlop, ktoś inny gra w golfa z kadrą zarządzającą, inni są „historycznie” — i nikt już nie wie dlaczego. Jednego dostawcę wybrał kierowca szefa, bo do kawy serwowali makowiec.

Wybór dostawców to wyłączne prawo zakupów strategicznych, ale musi odbywać się według jasnych zasad i we współpracy z zespołem.

Bycie szefem zakupów jest proste — Honzík to wie. Teraz przygotuj solidny plan, ustaw cele i możemy zaczynać.