Digitalizace nákupu není o jednom dokonalém softwaru, ale o chytrém propojení nástrojů. Shrnutí zkušeností Jiřího Špalka a praktické tipy, které můžete použít hned.

Digitalizace nákupu není o jednom dokonalém softwaru.
Je to o prostředí nástrojů, které spolu mluví, sdílejí data a nehrají si na solitéry.

Tohle je shrnutí z vystoupení Jirky Špalka – co dnes v nákupu funguje, kde firmy narážejí a jak si postavit digitální „skládačku“, která přežije změny lidí, priorit i trhu.

1) Zapomeňte na „one-size-fits-all“. Stavte prostředí kooperujících nástrojů

Mít pět systémů nevadí, pokud sdílejí stejná a jendotná data a každý dělá to, v čem je nejlepší: požadavky a schvalování, katalogy, RFX, aukce, objednávky/fakturace, reporting. Kritické je zabránit přepisování napříč aplikacemi a držet se principu single source of truth (SSOT) – jednotné „pravdy“ o datech v celé organizaci. Best practices pro SSOT zdůrazňují jasnou datovou integrační strategii a mapování toků dat dřív, než začnete propojení lepit silou vůle. (Stibo Systems)

Doporučení do praxe

• Začněte mapou procesu a datovým inventářem: kde data vznikají, kdo je vlastní, kam tečou a kdo je mění.
• Zvolte integrační rozhraní (API/ETL) a standardy pro identifikátory (dodavatel, položka, zakázka).
• Reporting stavte nad jedněmi daty a umožněte samoobslužné používání reportingových výstupů vašich kolegů. (self-service) – vyhnete se tak nekonečným námětům a žádostem „udělejte mi ještě jeden sloupec“. 😊 (ThoughtSpot)

2) Osm kritérií pro výběr (nebo revizi) nástrojů

a) Uživatelská zkušenost (UX)
Dobré UX = rychlejší adopce, méně školení, vyšší produktivita. U enterprise softwaru je UX klíčový faktor přijetí nástroje, ne „nice-to-have“. (ipxhq.com)

b) Transparentnost a digitální stopa
Auditní záznamy, dohledatelnost, možnost exportu – nejen kvůli compliance, ale i kvůli bezpečnostním monitoringům ve velkých firmách.

c) Reálné úspory
Nejen cena. Počítejte transakční náklady a čas. ERMMA, tedy reverzní multi-položková a multikriteriální e-aukce má své opodstatnění. Studie veřejného sektoru ukazují významné úspory a vícenásobné zlepšování nabídek dodavatelů v čase aukce. (gao.gov)

d) Výkon a stabilita
Systém musí ustát paralelní běh desítek až stovek tendrů, velké matice položek a dodavatelů. Plánujte kapacitu, sledujte odezvy v peaku.

e) Bezpečnost
Ověřte si, jaká data vůbec chráníte a jak jejich hodnotu odůvodníte bezpečnostnímu manažerovi.

f) Reporting
Místo nekonečných „custom reportů“ dejte týmu přístup k validním datům a self-service analytice s governance. (GoodData)

g) Integrace „bez přepisu“
Data mají „téct“ napříč aplikacemi, ne kopírovat se. Připravte integrační katalog (co, odkud, jak často, odpovědný vlastník). (vendr.com)

h) Podpora a znalostní sparring
Technická help-desk linka nestačí. Hodí se konzultační podpora lidí, kteří rozumí tendrům a komoditám a mají srovnání z praxe.

3) Implementace bez slepých uliček: plán, změna, pilot

Digitální nákup selhává spíš na řízení změny než na funkcích. Včas vysvětlete „proč“, definujte roli ambasadorů a měřte adopci. Krátký pilot v reálném provozu (4–8 týdnů) vám poskytne dostatek dat pro zpětnou vazbu a úpravy procesů, vychytá mouchy a zrychlí plošný rollout. Organizace, které kladou důraz na change management, reportují vyšší návratnost investic a dlouhodobější zapojení uživatelů. (us.caddi.com)

Check-list pro start

• Cíl a metriky (cyklus, compliance, úspory času/peněz).
• Scope pilotu (komodita, tým, dodavatelé, termíny, rizika).
• Plán integrací (minimální datové toky už v pilotu).
• Školení „na práci“, ne „na funkcionality“.
• Kritéria go/no-go pro škálování.

4) Tender jako pilíř: flexibilita předem, ne hasit požár až v Excelu

Většina tendrů se vyhodnocuje „na celek“, ale praxe už dávno vyžaduje práci po položkách, po skupinách, v kolech a se vzorci na míru. Pokud umíte vzorec ve vašem Excelu, měl by ho umět i nástroj – a automaticky. Tím eliminujete nadbytečné vícepráce pomocí ručních importů a exportů a tím výskytu skryté chyby.

Co chtít od modulu na tendry?

• Žádná omezení pro položky, skupiny a kola – reálný život není one-shot.
• Schvalovací role (strategie, zadání, první nabídky, kvalita, výsledek).
• Kopie a šablony pro opakované nákupy (kde dávají smysl).
• Export rozhraní místo statických reportů.

Kdy zkusit e-aukci
Aukce nejsou všelék, ale pokud je trh konkurenční a specifikace jasná, dovedou přinést tvrdé úspory. Metaanalýzy i praxe veřejného sektoru je dlouhodobě potvrzují. (businessofgovernment.org)

5) Pět užitečných „typů soutěží“ pro různé situace

1. Krátké a rychlé RFX
   Začněte RFI, když trh neznáte (např. projektory: throw ratio, umístění, světelný výkon – to bez dodavatelů nevymyslíte). Další kolo RFQ už stavějte na získaných faktech.
2. Cyklická poptávka
   U komodit s výkyvy (potraviny ve stravování, parity komodit, energie) běžte týdenní / 3denní cyklus. Držíte aktuální ceny a nezabetonujete se.
   (Praktický tip: předem sdílejte harmonogram cyklů a pravidla kvalifikace, snížíte chaos u dodavatelů.)
3. S kvalifikací předem
   Nechte dodavatele projít předkvalifikací (certifikace, kapacita, reference) ještě předtím, než mohou vkládat cenové nabídky. Zkrátí se vám vyhodnocení a omezíte „turisty“, kteří si pouze mapují konkurenční ceny bez přidané hodnoty pro vaši organizaci.
4. Etapový tender
   U projektů běžících měsíce přidejte revizní milníky (cenové aktualizace, technické změny). V nástroji si hlídejte historii verzí.
5. Nákupně-prodejní kombinace
   Když v jednom toku zároveň nakupujete i prodáváte (likvidace odpadu, obměna aut či IT), využijte nastavení, kde jedna položka jde „dolů“ a jiná „nahoru“. Výsledek máte propočtený na jednom místě.

6) Jak „to celé“ řídit v datech, ať nezačne reportové peklo

• Self-service reporting s governance: byznys si odpoví sám, IT hlídá kvalitu dat a definice metrik. (ThoughtSpot)
• Jednotná specifikace a kódy (dodavatel/položka/zakázka) –sice integrujete, ale bez patřičného řádu a systému se může stát, že v tendru budete cenově porovnávat jablka s hruškami. (holistics.io)

Otevřená integrační politika: nové nástroje připojíte bez bolestí hlavy (a bez vendor lock-in). (vendr.com)

7) Tři minipříklady z praxe, které stojí za to zkusit

• Nemocniční nákup surovin: přehoďte se na cyklické poptávky s fixním kalendářem a kvalifikační bariérou. Při volatilitě potravin držíte možnost rychlé reakce, bez ročních „svatebních“ rámců.
• IT obměna notebooků: jeden tender, dvě strany – nákup nových a prodej starých (trade-in). Systém to dovede vyhodnocovat a přehledně zobrazovat v jedné tabulce.
• Stavební subdodávky: vícekole s postupnou kvalifikací (HSE, kapacity) a závěrečnou e-aukcí u komoditních položek. Ušetříte čas i peníze, protože cenová soutěž běží už na „vyčištěném“ poli. (Úspory z reverzních e-aukcí potvrzuje literatura i veřejná data.) (gao.gov)

Závěr: Sdílejte zkušenosti a poskládejte si vlastní „puzzle“

Žádný vendor nevymyslí všechno.
Vaše výhoda je v kombinaci – jasná strategie, chytře zvolené nástroje, jednotná data a disciplína v řízení změny.

A hlavně – sdílení. Když budete čekat na dokonalý systém, svět vám uteče.

Skládejte, propojujte, testujte.
Víc praxe, míň powerpointů.

A pokud se chcete o digitální nákupní praxi bavit dál, sledujte rubriku #O PROEBIZ – právě tam podobná témata otevíráme s lidmi z praxe.

Zbytečné hrdinství nechte superhrdinům z filmů – v nákupu funguje řemeslo, ne magie.

Inspirováno vystoupením Jirky Špalek na CEE Summitu.