„Najlepszym sposobem na uzyskanie najlepszej ceny wciąż pozostaje dobrze zaprojektowana konkurencja.” — to zdanie, wypowiedziane na końcu prezentacji o słowackiej inicjatywie benchmarkingu, trafnie uchwytuje zarówno potencjał, jak i ograniczenia porównywania cen w zamówieniach publicznych.

Dla profesjonalistów zamówień benchmarking może być potężnym narzędziem zwiększania transparentności, efektywności i oszczędności — pod warunkiem rozważnego stosowania. Doświadczenia słowackiego Ministerstwa Zdrowia z lat 2015–2021 pokazują, co działa, co nie, i w jakim kierunku taki system powinien się rozwijać.

Dlaczego benchmarking okazał się niezbędny

W 2015 r. zakupy w szpitalach na Słowacji borykały się z poważnymi problemami: rozproszonymi procesami, słabym nadzorem i niespójnymi cenami. Jak zauważono:

„Nikt nie weryfikował samej ceny, nawet kosztów jako takich. Nie sprawdzano, czy kombinacja ceny i wyposażenia jest faktycznie potrzebna, czy po prostu zbyt wygórowana.”

Skutkiem były coroczne deficyty rzędu 80–120 mln euro. Wprowadzono więc benchmarking, aby wnieść do decyzji zakupowych dyscyplinę, przejrzystość i porównywalność. Pilotaże objęły początkowo sprzęt medyczny o wartości powyżej 50 tys. euro. Szybko wyszły na jaw nieefektywności — np. tomografy komputerowe były na Słowacji droższe o 150–200 tys. euro niż porównywalne modele w krajach sąsiednich. To uruchomiło szersze wdrożenie systemu.

Budowa systemu benchmarków

Od 2016 r. powstawała baza danych obejmująca technologie, materiały medyczne i leki. Każdy wniosek porównywano z danymi historycznymi i cenami referencyjnymi z Czech oraz Polski. „Stopniowo zbudowaliśmy bazę, która do 2019 r. zawierała niemal 5000 pozycji o łącznej wartości blisko 300 mln euro.” Równolegle wdrożono portal Evo XL, który zastąpił papierowe teczki, dając szpitalom wgląd w wcześniejsze ceny i przyspieszając akceptacje. Do 2019 r. proces dojrzewał: wnioski rozpatrywano w tygodniach zamiast miesięcy, specyfikacje standaryzowano, a roczne oszczędności sięgały dziesiątek milionów euro.

Rezultaty: przejrzystość, oszczędności, standaryzacja

• Oszczędności: w latach 2016–2021 oszczędzono ok. 27 mln euro na technologiach (ok. 18% względem wcześniejszych poziomów).

• Dyscyplina rynkowa: urzędnicy zyskali pewność w negocjacjach, opierając się na danych referencyjnych.

• Standaryzacja procesu: skonsolidowane specyfikacje (np. dla USG) zredukowały potrzebę każdorazowego „wymyślania” kryteriów.

Jak podsumowano: „Było mniej pośpiechu — czy to do szybkiego przetargu, czy do obstrukcji — bo proces umożliwił tworzenie standardowych specyfikacji.” System benchmarków został w kraju doceniony nagrodami za wkład w transparentność i usprawnienia.

Gdzie benchmarking może obrócić się przeciw celom

• Zmowy rynkowe: znajomość widełek referencyjnych sprzyjała czasem koordynacji cen przez dostawców i powstawaniu oligopoli.
• Kompromisy jakościowe: nacisk na najniższe ceny referencyjne bywał impulsem do wyboru tańszych, słabszych jakościowo importów, marginalizując sprawdzonych producentów.
• Ukryte porozumienia: rabaty i cashbacki między szpitalami a dostawcami sprawiały, że oficjalne benchmarki nie zawsze odzwierciedlały rzeczywisty koszt.
• Inflacja i szoki podaży: COVID-19 i zaburzenia łańcuchów dostaw osłabiły przydatność historycznych odniesień — „porównywanie 2019 z 2021 r. jest bardzo trudne”.

Wniosek: benchmarki wyznaczają ramy, ale nie zastąpią aktywnej pracy z rynkiem i dobrego projektowania konkurencji.

Najważniejsze lekcje dla praktyków

1. Benchmark traktuj jako wskazówkę, nie sufit. Pomaga identyfikować oferty zawyżone, ale nie powinien samodzielnie determinować wyniku postępowania.
2. Łącz benchmarking z solidną konkurencją. Trwałe oszczędności zapewnia jedynie uczciwie ustrukturyzowana rywalizacja ofert.
3. Aktualizuj dane regularnie. Rynki zmieniają się szybko; stare widełki mogą utrwalać nieefektywności lub promować niską jakość.

Jak podsumowano w prezentacji: „Benchmarking będzie bardzo, bardzo trudny. A mój ostatni slajd brzmi… najlepszym rozwiązaniem, by uzyskać najlepszą cenę, jest wciąż dobrze zaprojektowana konkurencja.” To przypomnienie, że narzędzia i systemy są ważne — lecz ludzie, procesy i konkurencja pozostają sednem zasady value for money.