Zamówienia publiczne w instytucjach to znacznie więcej niż procedura biurokratyczna — to funkcja strategiczna wymagająca koordynacji, kompetencji i przewidywania. W niedawnej rozmowie Marcela Toczanová gościła Tášę Palákovą z departamentu zdrowia publicznego, Dáškę Vítaj z Ministerstwa Kultury oraz Zuzkę Bučekovą, ekspertkę ds. zamówień publicznych w szpitalach państwowych, aby omówić rolę i wyzwania zespołów zakupowych w instytucjach publicznych.

Zrozumieć rolę zakupów

Zakupy nie sprowadzają się wyłącznie do zgodności z prawem — chodzi o optymalizację procesów, dostarczanie wartości i skuteczne zarządzanie. Marcela podkreśliła znaczenie strategicznego umiejscowienia zakupów w organizacji:

„Unikalność zamówień publicznych polega na tym, że sektor publiczny i prywatny mogą się wzajemnie inspirować. Skuteczne zarządzanie zakupami jest kluczowe dla osiągania celów organizacji.”

Zarówno Dáška, jak i Zuzka zwróciły uwagę, że przywództwo w obszarze zakupów to coś więcej niż nadzór nad procedurami — to łączenie ludzi, koordynowanie procesów i dbanie o efektywne funkcjonowanie zespołu.

Budowanie i prowadzenie skutecznych zespołów

Jednym z głównych tematów była struktura i zdolności zespołów zakupowych. Zuzka, bazując na doświadczeniach ze szpitali państwowych, podkreśliła:

„Zbudowanie kompetentnego zespołu ma niezastąpioną rolę. Niewiele jest osób, które potrafią jednocześnie zarządzać kontraktami, wyznaczać strategie i sprawnie poruszać się po rynku.”

Marcela dodała, że przywództwo w zakupach polega na umożliwieniu zespołowi osiągania wyników, a nie na mikrozarządzaniu. Wyspecjalizowane role — kupcy, analitycy, prawnicy i menedżerowie procesów — sprawiają, że procedury zamówień przebiegają płynnie i w sposób strategiczny.

Różnice między sektorem publicznym a prywatny

W rozmowie poruszono również różnice między zakupami w sektorze prywatnym i publicznym. Dáška zaznaczyła:

„W zamówieniach publicznych trzeba równoważyć zgodność prawną z celami strategicznymi zakupów. Wyzwanie polega na skutecznej integracji zespołu, zasobów finansowych i nadzoru prawnego.”

Zuzka podkreśliła potrzebę współpracy międzywydziałowej, zauważając, że sukces zależy często od wspólnego planowania i komunikacji między zespołami.

Wnioski i rekomendacje

Ekspertki zgodziły się, że niedocenianie złożoności zamówień prowadzi do nieefektywności. Rekomendują:

• Planowanie strategiczne: przewidywanie potrzeb projektów, alokacja zasobów i jasne zdefiniowanie ról w zespole.
• Współpracę: budowanie kultury pracy zespołowej między specjalistami ds. zakupów, prawnikami i analitykami.
• Dzielenie się wiedzą: czerpanie z najlepszych praktyk, unikanie „wynajdywania koła na nowo” i wdrażanie sprawdzonych strategii.
• Budowę kompetencji: inwestowanie w szkolenia i rozwijanie wewnętrznej ekspertyzy do prowadzenia złożonych postępowań.

Marcela podsumowała to zwięźle:

„Nie chodzi o szukanie błędów z przeszłości, lecz o to, by przyszłe projekty były zarządzane efektywnie — z właściwym zespołem i strategią.”

Patrząc w przyszłość

Ekspertki wskazały na inicjatywy, takie jak konferencja EBF, łączące specjalistów HR, menedżerów i praktyków zamówień publicznych w celu omawiania wyzwań, dzielenia się wiedzą i ulepszania procesów w Europie Środkowej. Pokazuje to determinację w budowaniu silniejszych i skuteczniejszych zespołów zakupowych.

Osobiste refleksje i świąteczne życzenia

Rozmowa miała też osobisty wymiar — pojawiły się wątki świątecznych tradycji, czasu dla rodziny i znaczenia odpoczynku. Táša i Zuzka mówiły o tym, jak osiągnięcia zawodowe równoważą życiem prywatnym, podkreślając wagę dobrostanu i relacji międzyludzkich.

„Boże Narodzenie to czas spokoju, miłości i szacunku. Ważne, by na chwilę zwolnić, nacieszyć się rodziną i naładować baterie na nadchodzący rok” — powiedziała Táša.

Zamówienia publiczne ewoluują — i tak samo powinny ewoluować zespoły, które je prowadzą. Strategiczne przywództwo, skuteczna współpraca i ciągłe uczenie się są niezbędne, by radzić sobie zarówno z codziennymi zadaniami, jak i z wyjątkowymi wyzwaniami. Wchodząc w nowy rok, wzmacnianie potencjału zespołów zakupowych pozostaje priorytetem — nie tylko po to, by spełniać wymogi zgodności, ale przede wszystkim, by realnie zwiększać wpływ organizacji.