„Najlepszym sposobem na uzyskanie najlepszej ceny wciąż pozostaje dobrze zaprojektowana konkurencja.” — to zdanie, wypowiedziane na końcu prezentacji o słowackiej inicjatywie benchmarkingu, trafnie uchwytuje zarówno potencjał, jak i ograniczenia porównywania cen w zamówieniach publicznych.
Dla profesjonalistów zamówień benchmarking może być potężnym narzędziem zwiększania transparentności, efektywności i oszczędności — pod warunkiem rozważnego stosowania. Doświadczenia słowackiego Ministerstwa Zdrowia z lat 2015–2021 pokazują, co działa, co nie, i w jakim kierunku taki system powinien się rozwijać.
W 2015 r. zakupy w szpitalach na Słowacji borykały się z poważnymi problemami: rozproszonymi procesami, słabym nadzorem i niespójnymi cenami. Jak zauważono:
„Nikt nie weryfikował samej ceny, nawet kosztów jako takich. Nie sprawdzano, czy kombinacja ceny i wyposażenia jest faktycznie potrzebna, czy po prostu zbyt wygórowana.”
Skutkiem były coroczne deficyty rzędu 80–120 mln euro. Wprowadzono więc benchmarking, aby wnieść do decyzji zakupowych dyscyplinę, przejrzystość i porównywalność. Pilotaże objęły początkowo sprzęt medyczny o wartości powyżej 50 tys. euro. Szybko wyszły na jaw nieefektywności — np. tomografy komputerowe były na Słowacji droższe o 150–200 tys. euro niż porównywalne modele w krajach sąsiednich. To uruchomiło szersze wdrożenie systemu.
Od 2016 r. powstawała baza danych obejmująca technologie, materiały medyczne i leki. Każdy wniosek porównywano z danymi historycznymi i cenami referencyjnymi z Czech oraz Polski. „Stopniowo zbudowaliśmy bazę, która do 2019 r. zawierała niemal 5000 pozycji o łącznej wartości blisko 300 mln euro.” Równolegle wdrożono portal Evo XL, który zastąpił papierowe teczki, dając szpitalom wgląd w wcześniejsze ceny i przyspieszając akceptacje. Do 2019 r. proces dojrzewał: wnioski rozpatrywano w tygodniach zamiast miesięcy, specyfikacje standaryzowano, a roczne oszczędności sięgały dziesiątek milionów euro.
Jak podsumowano: „Było mniej pośpiechu — czy to do szybkiego przetargu, czy do obstrukcji — bo proces umożliwił tworzenie standardowych specyfikacji.” System benchmarków został w kraju doceniony nagrodami za wkład w transparentność i usprawnienia.
Wniosek: benchmarki wyznaczają ramy, ale nie zastąpią aktywnej pracy z rynkiem i dobrego projektowania konkurencji.
Jak podsumowano w prezentacji: „Benchmarking będzie bardzo, bardzo trudny. A mój ostatni slajd brzmi… najlepszym rozwiązaniem, by uzyskać najlepszą cenę, jest wciąż dobrze zaprojektowana konkurencja.” To przypomnienie, że narzędzia i systemy są ważne — lecz ludzie, procesy i konkurencja pozostają sednem zasady value for money.
Zamówienia publiczne w instytucjach to znacznie więcej niż procedura biurokratyczna — to funkcja strategiczna wymagająca koordynacji, kompetencji i przewidywania. W niedawnej rozmowie Marcela Toczanová gościła Tášę Palákovą z…
Zasady ochrony danych osobowych tutaj.
