Kataloška nabava često se prodaje kao „brže narudžbe“ i „manje papira“. Ali tko je ikad uvodio interni katalog u tijelu javne uprave (ili na velikom sveučilištu), zna svoje: tehnologija je najmanji dio posla. Prava borba odvija se među ljudima – i to na tri razine.
U ovom tekstu spajam dvije stvarne priče uvođenja MARQUET-a u jednu:
U najpraktičnijoj definiciji: to je interni e-shop, dakle „in-shop“ naručitelja, koji u sebi drži stavke, cijene, dobavljače, pravila i uloge – tko može naručivati, tko odobrava, što se može kupovati automatski, što i kako se upisuje u proces. (Upravo tako to nazivaju ljudi iz prakse u obje priče.)
Važna napomena za menadžere: učinkovitost nije cilj. Cilj je kontrola i komfor u jednom paketu – kako korisnik ne bi imao razlog zaobilaženja procesa, a nabava imala podatke i mir.
I da, općenito vrijedi da digitalizacija javne nabave i alati e-nabave povećavaju transparentnost i učinkovitost te smanjuju administrativno opterećenje – to danas više nije „mišljenje“, nego dugoročni smjer i na razini europskih i međunarodnih institucija (OECD).
U Liberci je cilj bio od uobičajenih uredskih potreba napraviti upravljanu „komoditetnu kategoriju“: imati pregled, jedinstvene cijene, jasna odobrenja – i uz to povezati katalog sa stvarnim stanjem skladišta.
Zanimljiv detalj iz prakse: prije uvođenja in-shopa skladište je radilo, ali ljudi nisu znali što je realno na raspolaganju. Nakon pokretanja kataloga korisnik vidi količine i unaprijed zna što će pri izdavanju dobiti. Sitnica koja u svakodnevnom radu čini ogroman razliku.
Još jedna praktična stvar: proširenje kruga korisnika. Kad se proces pojednostavio, broj ljudi koji smiju naručivati porastao je – a povratna informacija bila je (riječima iz prakse) „uglavnom pozitivna“.
Na sveučilištu je problem bio drukčiji: duga razdoblja okvirnih ugovora i u praksi „jedan dobavljač za sve“, što kod IKT/IT brzo počinje boljeti – u pregledu, fleksibilnosti i obranjivosti.
Preokret je nastao kad se tema počela rješavati kao kombinacija:
UNIBA je napravila i jednu pametnu stvar: otišla je po znanje tamo gdje već živi – konzultirala je iskustva iz akademskog okruženja, npr. na Masarykovu sveučilištu u Brnu s katalogima su otišli zaista daleko. Hvala na još jednoj potvrdi oprobanog pravila: „ne izmišljaj kotač kad ga je netko već zavrtio.“ 😊
Katalog se može uvesti brzo. Prihvatiti ga u organizaciji brzo – gotovo nikad. Uspjeh stoga počiva na ustrajnosti i upravljanju promjenom: jasan plan tko će biti „vučna lokomotiva“, tko će biti lokalni ambasadori, kako će se prikupljati primjedbe i kako će se korigirati pravila nakon prvih tjedana. Bez toga katalog ostaje „negdje u sustavu“ – a ljudi će svejedno naći svoje prečace.
I upravo zato se obje organizacije nisu zaustavile na „odabiru alata“, nego su najprije krenule od procesa.
Kataloška rješenja često se predstavljaju kao „proizvod“. U stvarnosti su to procesne promjene koje moraju stajati na tri stvari:
Tek kad to stoji, ima smisla krenuti s obukama, komunikacijom i širenjem kataloga na druge kategorije.
1) Pogled korisnika: „Želim naručiti brzo, ispravno i bez blamaže“
Korisnik ne želi sustav. Korisnik želi rezultat. A ponajprije želi dvije stvari: da ga to ne usporava i da ne napravi grešku koja će završiti vraćenom narudžbom ili neugodnim objašnjavanjem.
U oba slučaja pokazalo se da najviše djeluje:
A kao bonus: zadovoljan interni korisnik najbolja je valuta za procurement. Kad ljudi vide da proces štedi vrijeme, smanjuje pogrešivost i „prolazi iz prvog pokušaja“, prestaju imati potrebu tražiti prečace. Čim je katalog spor ili zbunjujući, prečaci postaju racionalan izbor.
Sveučilište je svijet s tisućama zaposlenika i nizom fakulteta. Mjesto gdje se jednostavno ne može napraviti „jedna obuka za sve“. Treba izgraditi komunikacijski lanac i oslonac u lokalnim točkama. I to se dogodilo: komunikacija je išla preko vodstva i tajnika fakulteta kao prirodnih ambasadora promjene. Ne zato da se „odradi obuka“, već da korisnici znaju da imaju nekoga blizu. Opet win-win situacija. 👍
Korisnički komfor nije „nice to have“. To je prevencija protiv „racionalnog“ zaobilaženja pravila.
2) Pogled utjecajnika: „Treba mi da bude održivo, provedivo i da mi ne sruši proces“
Utjecajnik je tipično procurement, specijalist za nabavu, financije, IT, interni metodolog. Ne rješava samo „narudžbu“, nego cijeli ekosustav – i ponajprije pitanje hoće li to funkcionirati i za pola godine, kad se promijene cijene, dobavljač ili organizacijska struktura.
Zato odlučuje:
Liberečki kraj to je imao lijepo „po službenički“ (i to je dobro): proces oslonjen na internu uputu i limite – tko ima koja ovlaštenja i kada se moraju uključiti dodatni odobritelji. Za implementaciju kataloga to je ključno, jer katalog bez odobravanja je samo lijep popis.
Na UNIBA se pak pokazalo da utjecajnici moraju držati dvije razine odjednom:
I još jedna stvar koja se u praksi često podcjenjuje: auditabilnost. Ne u smislu „da bude lijepo u sustavu“, već da se može bilo kada dohvatiti tko je naručio, tko odobrio, zašto se kupilo baš tako i prema kojim pravilima. Upravo se tu vidi uloga nabave kao „arhitekta pravila“. Ne samo da čuva proces – već ga postavlja tako da bude održiv, auditabilan i upotrebljiv u svakodnevnom radu.
Nabava više nije reaktivna. Postaje proaktivna. Stvara stvarnost, procese. Inovira.
3) Pogled donositelja odluka: „Želim upravljati rizikom, imati kontrolu i vidjeti da to ima ekonomski smisao“
Donositelj odluka (vijeće, vodstvo ureda, rektorat, tajnik, CFO…) ne želi raspravljati o marki sustava. Želi biti siguran da:
Ovdje je zanimljivo podudaranje obiju priča: odluke nisu o „funkcionalnostima“. Riječ je o tome da je postojeće stanje postalo neizdrživo.
Na UNIBA to je bila nefleksibilnost i slab pregled. U Liberci – potreba da se dugoročno obrađivana komoditetna kategorija (uredski materijal) digne na višu razinu – s više korisnika i pregledom skladišta.
Usput: i europski materijali o e-nabavi više puta spominju uštede i učinke u administraciji i procesu (ne samo „nižu cijenu“). (EUR-Lex)
Menadžerska lekcija: donositelji odluka kupuju sigurnost. In-shop im je daje samo onda kad je proces izgrađen odozdo, dakle tako da se stvarno koristi.
1) Ne počinjite sustavom. Počnite komoditetnom kategorijom koja najviše boli
Obje su organizacije krenule za kategorijama koje su:
2) Korisnik mora imati razlog koristiti katalog
Razlog nije „naputak“. Razlog je udobnost:
3) Utjecajnici trebaju vlasništvo nad procesom, inače će to postati vječni pilot
Uloge, odobravanja, administracija kataloga, održavanje podataka. To mora imati ime i odgovornost. UNIBA je imala jasno imenovano tko to drži – i zato je išlo brzo.
4) Komunikacija u velikoj organizaciji nije „poslati mail“
Kad imate tisuće zaposlenika, komunikacija je mreža. Tajnici fakulteta, voditelji odjela, lokalne točke oslonca. Bez njih će vam se katalog raspasti u legendu tipa „negdje postoji“.
Katalog nije IT projekt. To je projekt discipline – i test upravlja li procurement u organizaciji ili samo gasi požare. Kad se katalog uvodi dobro, postaje dosadna stvar. I to je kompliment.
Jer dosadan katalog znači da:
A ako tražite romantiku – ona je u tome da se procurement napokon prestaje hraniti operativom i počinje upravljati. Što je, usput, i razlog zašto ovakve case-studije vrijedi čitati.
Inspirirano emisijom #PROEBIZWebináře, gosti: #MartinaŠťastná, #MartinDufala, #JanaRemenová
„Najbolje rješenje za postizanje najbolje cijene i dalje je dobro postavljena konkurencija.“Ovaj citat s kraja prezentacije o nacionalnoj inicijativi benchmarkiranja u Slovačkoj sažima i potencijal i ograničenja korištenja…
U doba digitalne transformacije nabava je postala mnogo više od pregovaranja i upravljanja dobavljačima — danas je to disciplina vođena podacima. Integracija analitike velikih podataka u nabavne procese…
Procurement se dugo smatrao „back-office“ funkcijom, usmjerenom ponajprije na smanjenje troškova i rutinsku nabavu. No današnje konkurentno okruženje traži drukčiji pogled. Procurement i operativni menadžment više nisu samo…
Izjava o zaštiti podataka ovdje.
